Управление удаленной командой, советы и рекомендации

76% офисных работников по всему миру хотят продолжить работать из дома после COVID-19. Удаленная работа стала важной частью жизни как специалистов, так и компаний, и она никуда не исчезнет в ближайшее время.

Наличие удаленной команды может оказаться огромным преимуществом для любого бизнеса. Конечно, все это сопровождается некоторыми вызовами. Как поддерживать заинтересованность команды? Не потеряют ли менеджеры контроль? Будут ли сотрудники достаточно дисциплинированными? Получится ли эффективно поддерживать связь и ощущение команды?

В inCode Systems мы считаем, что удаленные команды могут быть гораздо более продуктивными и сплоченными. Мы хотели бы поделиться несколькими простыми и недорогими способами повысить производительность. Эти советы также помогут понять, как работают удаленные команды, если вы планируете нанять удаленную команду для аутсорсинга IT-услуг.

8 советов по удаленному управлению командами

1. Нанимайте с умом

Если участник команды не подходит для удаленной работы, это больший риск. Даже если кандидат обладает подходящими для вакансии навыками, неумение работать из дома, может оказаться значительным недостатком. Неправильный выбор на этапе найма часто ведет за собой множество ненужных расходов. Нанимая удаленно со всего мира, вы, вероятно, не узнаете учреждения или компании, указанные в резюме.

В inCode Systems мы проверяем такие характеристики, как:

• коммуникабельность и доступность (тон голоса и регулярность ответов на наши электронные письма);
• страсть к аналогичным проектам, над которыми мы работаем;
• ясность амбиций и целей;
• позитивное отношение к работе и жизни;
• умение и навыки работы в команде;
• самомотивация;
• предыдущий опыт удаленной работы является огромным преимуществом, поскольку те, кто никогда не работал в Интернете, часто с трудом приспосабливаются к новому формату.

Каждому кандидату мы даем тестовое задание и наблюдаем, как он преодолевает трудности, как отвечает и какую дополнительную информацию или комментарии предоставляет.

2. Настройте рабочий процесс

В удаленных командах инструкции и рабочие процессы еще важнее. Вы не сможете быстро объяснить задачи за чашкой кофе или физически показать, где что находится. Ваши сотрудники будут предоставлены “сами себе” и для того, чтобы направить их в нужную сторону, продумайте видео-инструкции, схемы и короткие описания всех бизнес-процессов, в которых они будут участвовать.

Что помогает нам в inCode:

• четкая организация документов и названия документов;
• инструкции по использованию инструментов и работы с задачами;
• шаблоны для повторяющихся действий;
• четкое разграничение ролей и обязанностей.

Таким образом, каждый сможет эффективно ориентироваться и выполнять задачи :)

3. Следите за производительностью

Разработайте процесс для мониторинга производительности команды:

• Выберите показатели для анализа. В нашем случае основными метриками являются время выполнения задач специалистами и маржа проекта;
• Решите, как часто вы будете их анализировать. Лучше всего еженедельно мониторить время, потраченное на задачи, чтобы убедиться, что всё находится под вашим контролем. Финансовые показатели можно просматривать ежемесячно или раз в две недели;
• Разберитесь, как отслеживать метрики. Мы используем комбинацию инструментов: расширение Jira и Hubstaff для учета рабочего времени, Quickbooks для учета финансов, не обходится, конечно, без Google Spreadsheets если требуется проанализировать внимательно выгрузки;
• Настройте процессы для сбора необходимых данных. В нашей компании есть инструкции и шаблоны для заполнения данных сотрудниками;
• Регулярно отслеживайте метрики и включайтесь в процесс, если что-то выглядит нетипично.

4. Запланируйте регулярные проверки

При работе из дома видеозвонки - это единственный способ добавить некоторое личное общение, которого не хватает всем. В inCode менеджеры проектов общаются со специалистами как минимум раз или два в неделю. Это отличный способ обсудить задачи, устранить препятствия, проверить заинтересованность и мотивацию каждого.

Кроме этого, каждый месяц мы организовываем звонок для всех сотрудников, где ребята узнают о новых проектах, достижениях команды и задают вопросы. Иногда мы устраиваем разговорный клуб или брейншторминг на важные для компании темы.

5. Общайтесь эффективно

Работая из дома, люди естественно отвлекаются на множество других вещей - семью, домашних животных, обязанности по дому, покупки и т.д. Простые сообщения вроде "есть какие-то обновления по этому вопросу?" или "нужна помощь с задачами?" могут помочь сохранить продуктивность вашей команды. Обязательно:
Некоторые из правил, которые мы установили в inCode Systems:

• готовьте agenda перед каждым звонком;
• отправляйте follow-up после каждого звонка;
• документируйте изменения задач в Jira. Например, если мы по какой-то причине решили не выполнять задачу, это нужно добавить в качестве комментария перед закрытием задачи;
• устанавливайте согласованные сроки для всех задач в таск-менеджере.

6. Ставьте задачи с умом

Мотивация — это то, что нам нужно больше всего в удаленном управлении. Основываясь на описании задачи, члены вашей команды должны быстро понять:

• почему они выполняют задачу;
• где проверить требования или получить дополнительную информацию;
• каким должен быть конечный результат;
• в каком формате должен быть результат: документ, ссылка на репозиторий, презентация или что-то еще?

7. Онбординг

Новым участникам команды не удастся познакомиться с коллегами во время обеда. Они могут чувствовать себя неловко и потерянно, скромно молчать и бояться задавать вопросы. Важно иметь четкий процесс ввода в работу. Пара советов:

• представьте нового участника в корпоративном мессенджере, познакомьте с командой через видеозвонок;
• добавьте его во все необходимые для работы инструменты;
• подробно объясните рабочий процесс;
• проведите проверочный звонок через 3-4 дня.

8. Инвестируйте в HR

Сотрудники на удаленке нечасто проявляют инициативу в том, чтобы подружиться с другими членами команды. Поэтому крайне важно инвестировать в HR. Это поможет вам поддерживать сплоченность команды:

• опросы и сбор обратной связи для проверки настроения команды, благодарности друг другу за работу;
• поздравления с Днем Рождения сотрудников в групповых чатах и звонках.
• корпоративные подарки на праздники;
• виртуальные мероприятия, такие как «Тайный Санта» или Обмен Книгами онлайн.

Заключение

Все приведенные выше советы требуют внимания, дисциплины и последовательности. При правильном внедрении они обязательно улучшат работу всей вашей команды.

Хотите получать больше полезной информации? Подпишитесь на наши Linkedin или Facebook , чтобы следить за обновлениями.